12.2.2 Gegenbuchungen auf andere Konten
Es kommt häufig vor, dass zwischen Konten umgebucht wird, z.B. von einem Sparbuch auf das Girokonto oder vom Girokonto auf die Handkasse. Es empfiehlt sich, solche Buchungen mit Hilfe einer Gegenbuchung vorzunehmen. Interne Umbuchungen werden in der Rechnungslegung bei der Berechnung der Einnahmen und Ausgaben über alle Konten nicht mitgezählt, da sie keine wirklichen Einnahmen oder Ausgaben sind.
Gegenbuchungen werden für die markierte Buchung ausgeführt durch betätigen des Knopfes "Gegenbuchung" und Auswahl eines Gegenkontos aus der Liste in dem folgenden Fenster:
Die Liste der möglichen Gegenbuchungskonten enthält nur die Konten des Klienten, die nicht als "Nicht in die Rechnungslegung mit aufnehmen" gekennzeichnet sind und auch nicht das Ursprungskonto.
Die Gegenbuchung wird erst ausgeführt, wenn Sie dies ausdrücklich bestätigen.
Es gibt zwei Möglichkeiten die Gegenbuchung durchzuführen:
1. BT-Professional Betreuungssoftware findet auf dem Gegenkonto eine Buchung, die zur Original-Buchung zeitlich und vom Betrag her passt. Eine solche wird im rechten Teil des Fensters angezeigt und kann über die Schaltfläche "Vorgeschlagene Gegenbuchung übernehmen" verbunden werden. In diesem Fall wird keine neue Buchung im Gegenkonto eingefügt.
2. Es gibt keine passende Buchung. Durch die Schaltfläche "Neue Buchung eintragen" wird in dem Gegenkonto die Buchung aus dem linken Teil eingefügt und die Verbindung hergestellt.
In beiden Fällen wird der Verwendungszweck um den Hinweis "Gegenbuchung von/auf Konto ..." ergänzt.
In vorliegendem Beispiel wird eine Buchung über 22.407,00 € auf das Festgeldkonto vorgenommen mit dem dargestellten Verwendungszweck. Die Originalbuchung wird um den Text "Gegenbuchung von Festgeld,218712207,Sparkasse Frankfurt" erweitert. Gegenbuchungen können immer nur auf die Konten des jeweiligen Klienten durchgeführt werden.
Bestehende Gegenbuchungen werden gelöscht, indem Sie nochmals das Fenster "Gegenbuchung" öffnen und mit "Gegenbuchungszuordnung entfernen" bestätigen:
Es wird nur die Zuordnung zwischen den Buchungen gelöscht. Die Buchungen selbst bleiben erhalten, sowohl im Original- als auch im Gegenkonto. Die Erweiterung des Verwendungszwecks "Gegenbuchung von/auf ..." wird entfernt.
Wenn Sie Datum oder Betrag einer Buchung ändern, der eine Gegenbuchung zugeordnet ist, so verändern Sie automatisch auch den Betrag bzw. das Datum der Gegenbuchung. Löschen Sie eine Buchung, der eine Gegenbuchung zugeordnet ist, so werden Sie über ein Meldungsfenster gefragt, ob der Buchungssatz der Gegenbuchung ebenfalls gelöscht werden soll.