14.1.1 Import von Kontoumsätzen aus Banking Software
Die meisten Banking Programme eine Rundum-Abfrage über alle Konten und speichern die Umsätze in verschiedenen Dateien, die dann in BT-Professional importiert werden. So können die Konten Ihrer KlientInnen aktuell gehalten werden und Tipparbeit ist nicht mehr nötig.
Klicken Sie im Menü bitte auf "Kontoimport".
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Manueller Import
Automatischer Import
Manueller Import
In der weiteren Betrachtung konzentrieren wir uns auf Starmoney Business als Banking Software. Andere Systeme können analog gehandhabt werden. Sie können hier das Format angeben und eine Umsatz-Datei.
Importformate
| CAMT | CAMT ist die Kurzform für "Cash-Management-Nachricht" und ist ein XML-basiertes Format, das für den Nachrichtenaustausch zwischen Banken und Kunden verwendet wird. Es stellt mehr Informationen bereit als das bisherige SWIFT MT940 Format und erleichtert damit die Erkennung von bereits vorhandenen Buchungen. Somit können Doppelbuchungen besser vermieden werden. Die neue Import Schnittstelle bezieht sich nur auf die Übermittlung von Umsatzdaten zu Konten. Die Konten werden über die IBAN identifiziert. |
| MT940 | MT940 ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Banktransaktionsdaten. Er wird für die elektronische Übermittlung von Kontoauszug-Daten verwendet. Die Konten werden über die Kontonummer in Verbindung mit der Bankleitzahl identifiziert. |
| Konfigurierbare CSV | Ist ein spezielles Format der Banking Software Starmoney, das bislang für Konten benutzt wurde, für die keinen MT940 Export bereitgestellt wurde. |
| S-Firm TXT | Spezielles Format der Banking Software S-Firm. Da S-Firm auch das MT940 Format unterstützt, wird dieses Format nicht empfohlen. |
Starten Sie den Import über die Schaltfläche "Jetzt importieren".
Sofern die Umsatzdatei auf Konten verweist, die in BT-Professional nicht vorhanden sind erhalten Sie einen Hinweis und können die Konten automatisch anlegen oder ignorieren.
Sie erhalten ggfs. ein Fenster, dass Sie darauf aufmerksam macht, dass die in der Umsatzdatei enthaltenen Anfangssalden nicht mit denen der angezeigten Konten übereinstimmen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, falls eine Lücke zwischen diesem und dem letzten Import entstanden ist.
Sie können Importe durchführen, die sich zeitlich überlappen. BT-Professional Betreuungssoftware erkennt automatisch dadurch entstehende doppelte Buchungen und verwirft diese.
Vor dem eigentlichen Import werden Ihnen die Buchungen, die BT-Professional Betreuungssoftware übernimmt nochmals angezeigt:
Sofern die Umsatzdatei Konten enthält, die nicht in BT-Professional Betreuungssoftware vorhanden sind, können Sie sich diese Konten anzeigen lassen und ggfs. in BT-Professional Betreuungssoftware nachtragen.
Automatischer Import
Verwenden Sie den automatischen Import, um Umsätze vollautomatisch in BT-Professional zu übernehmen.
S-Firm und Starmoney Business (und möglicherweise auch andere Banking Software - fragen Sie Ihren Hersteller danach) sind in der Lage, bei einem Kontorundruf automatisch Umsatzdateien zu erstellen, die wiederum automatisch übernommen werden können. Damit reduziert sich die Pflege der Konten auf den Kontorundruf in der Banking Software.
In BT-Professional Betreuungssoftware gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Wählen Sie Ihre Banking Software aus. Wählen Sie dann den Reiter "Automatischer Import".
Legen Sie das Verzeichnis fest, in das Ihre Banking Software (automatisch oder manuell) exportiert.
Geben Sie die Erweiterung der Dateien an, die die Banking Software erzeugt. BT-Professional stellt diese automatisch ein, je nach gewähltem Importformat. Sie können diese Einstrellungen ändern, falls sie nicht mit denen Ihrer Banking Software übereinstimmt.
Klicken Sie auf "Start". Das Fenster schließt sich automatisch nach einiger Zeit. Von da an ist der automatische Import im Hintergrund aktiv. Sie können parallel Ihre Arbeit ganz normal fortsetzen.
Es spielt keine Rolle, ob BT-Professional Betreuungssoftware bereits läuft, wenn Sie einen Export machen oder einen Kontorundruf in Ihrer Banking Software starten. Auch wenn BT-Professional später gestartet wird, wird der Import automatisch nachträglich durchgeführt
Einstellungen
Im Reiter Einstellungen können Sie das Verhalten des Imports einstellen und manuell die Liste der Konten anzeigen lassen, die BT-Professional beim Import ignoriert.
Das Fenster zeigt die empfohlenen Standard-Einstellungen.